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Réglement Intérieur

Règlement intérieur

Règlement Intérieur

Modifié par vote en Assemblée Générale le 16 décembre 2004
Modifié par vote en Assemblée Générale le 8 décembre 2009
Modifié par vote en Assemblée Générale le 20 novembre 2013
Modifié par vote en Assemblée Générale Extraordinaire le 16 avril 2015


Remarques préliminaires :

Le présent règlement intérieur complète les statuts de l’ASSOCIATION CULTURELLE DE DAX (ACD)  et a pour objet de préciser son mode de fonctionnement.
Chaque membre, par son adhésion, s’engage à le respecter.

 

 

 I –  FONCTIONNEMENT DES ORGANES

 A – L’ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE (AG)

 Tout membre de l’ACD peut demander qu’un sujet figure à l’ordre du jour de l’AG.

Sa demande écrite doit parvenir au bureau au moins un (1) mois avant la date prévue pour l’AG.

 

B – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA) 

Le terme « administrateurs » regroupe l’ensemble des personnes élues au CA.

Les fonctions d’administrateur de l’ACD sont obligatoirement bénévoles. Néanmoins, une indemnisation sur note de frais peut être versée.

Les administrateurs ne doivent tirer, eux-mêmes ou par personne interposée, aucun intérêt direct ou indirect de l’activité de l’ACD.

Tout membre de l’ACD peut demander qu’un sujet figure à l’ordre du jour du CA.

Sa demande écrite doit parvenir au Bureau au moins un (1) mois avant la date prévue pour la réunion du CA.

C – LE BUREAU

Pour être élu au Bureau, il faut que le candidat soit membre de l’ACD depuis une durée d’au moins  un (1) an.

Chaque membre du Bureau remplit un rôle précis, déterminé par sa fonction.

Le rôle du (de la) Président(e), du (de la) Secrétaire Général(e) et du (de la) Trésorier(e) sont précisés à l’article VIII-B des statuts.

Le(a) Président(e) et le(a) Trésorier(e) ont la signature à la banque.

Le(a) Président(e) peut déléguer sa signature à un ou plusieurs membres du bureau.

Les adjoints secondent les titulaires de chaque fonction et les suppléent en cas d’empêchement ou de vacance du poste.

Le Bureau se réunit régulièrement pour régler les affaires courantes et dynamiser les activités de l’ACD. Il apporte aide et soutien aux animateurs et aux ateliers.

En cas de besoin, les membres de l’ACD ou les animateurs peuvent demander  la réunion du Bureau.

Si les circonstances le réclament, certaines réunions du Bureau peuvent accueillir les animateurs, les administrateurs ou les membres de commissions.

En cas de situation d’urgence, le Bureau est habilité à prendre les décisions nécessaires dans les domaines de la gestion administrative et financière, des ressources humaines, de la sécurité et des actions de communication interne et externe. Il en rend compte au CA lors de sa prochaine réunion.

Toute décision ou action importante qui entraîne la responsabilité de l’ACD ou affecte son image (achats, projets, communication sous toutes ses formes, animation du site Internet …) doit obtenir l’aval du CA.

 

D – LES COMMISSIONS

 Les commissions ont un rôle de conseils et de propositions auprès du Bureau et du CA. Elles sont créées par le CA qui en définit le rôle et nomme son responsable permanent.

Ce responsable, s’entoure des membres de l’ACD volontaires pour l’aider à remplir sa mission. Peuvent être éventuellement créées :

une commission finances pouvant avoir pour rôle de :

  • aider à établir le budget et les tarifs de l’ACD si le Bureau le demande
  • rechercher des partenariats avec des organismes publics ou privés afin de diversifier les aides versées à l’ACD
  • rechercher les aides ou moyens permettant aux personnes à revenu modeste d’accéder aux activités de l’ACD

–    …

 

une commission animation pouvant avoir  pour rôle de : 

  • aider à définir le programme culturel proposé par l’ACD
  • rechercher artistes ou évènements culturels à promouvoir
  • aider à établir le planning des expositions proposées par l’ACD
  • aider les ateliers de l’ACD à organiser leurs expositions
  • promouvoir en interne et hors de ses murs les activités de l’ACD par tous moyens appropriés (site internet, expos, stands, représentations, animations diverses …)
  • proposer des actions ayant pour but la cohésion interactivités

–     …

 

une commission de sécurité pouvant avoir pour rôle de : 

  • s’informer auprès des services compétents (services techniques de la mairie, pompiers …) des règles de sécurité à respecter dans les locaux utilisés par l’ACD
  • aider à recenser les différents problèmes susceptibles de causer des accidents
  • s’assurer que les activités de l’ACD respectent les règles élémentaires de sécurité
  • recenser et/ou proposer la formation de personnes aptes à utiliser les éléments de sécurité (défibrillateur, extincteurs, plans d’évacuation …)

–     …

toute autre commission s’avérant utile


II – PERSONNEL PERMANENT

 L’ACD peut employer des salariés en les recrutant directement ou en faisant appel à un organisme tiers.

La fonction et le temps d’emploi de chaque salarié sont fixés par le CA et décrits dans une « fiche de poste ».

La nature propre des associations en loi de 1901 implique l’adhésion morale du personnel aux objectifs poursuivis par l’ACD. Les salariés de l’ACD doivent donc faire preuve d’esprit associatif, de respect et de disponibilité envers tous les membres de l’association.

III – ANIMATEURS

Les animateurs d’atelier peuvent être salariés, travailleurs indépendants ou bénévoles. Les animateurs salariés relèvent du chapitre II ci-dessus.

Les travailleurs indépendants :

 

  • doivent signer chaque année, un contrat de prestations de service, dès que les conditions d’ouverture d’un atelier sont réunies (acceptation des horaires et des tarifs proposés par l’animateur, nombre d’inscrits suffisant, disponibilité des locaux …)
  • doivent justifier de leur statut (immatriculation, assurance …)
  • sont rémunérés sur facture

 

 

Les animateurs bénévoles :

 

  • ne perçoivent aucune rétribution.
  • peuvent être défrayés sur présentation d’une note de frais dûment justifiée.
  • doivent être adhérents de l’ACD
  • bénéficient d’un tarif d’adhésion préférentiel
  • sont exonérés de la cotisation de l’atelier qu’ils animent
  • peuvent participer gratuitement à un atelier animé par un autre bénévole.

 

Aucun contrôle n’est exercé sur la méthode de travail et le contenu de l’enseignement dispensé par les animateurs indépendants et bénévoles.

 

Par contre, leur adhésion morale aux objectifs de l’ACD est indispensable. Ils doivent faire preuve d’esprit associatif, de respect et de disponibilité envers tous les adhérents de l’ACD.

 

De plus, ils doivent veiller à la propreté des locaux et au bon usage du matériel mis à leur disposition ou à celle des adhérents de l’ACD.

 

Ils sont responsables des clés qui leur sont confiées et doivent les restituer après cessation de fonctions.


IV- FONCTIONNEMENT DES ATELIERS

A – DISPOSITIONS GENERALES 

La création d’un atelier avec animateur ou d’un « atelier libre » sans animateur est soumise à l’accord du CA.

Les modalités de fonctionnement de chaque atelier sont déterminées par le Bureau.

 

Avant la validation définitive de son adhésion, le nouvel adhérent (hors curiste) peut fréquenter l’atelier de son choix durant 2 semaines consécutives. S’il choisit de quitter l’association au terme de ce délai, aucune cotisation ne lui sera réclamée.

 

Chaque activité doit désigner au moins un (1) représentant au C.A.

 

L’appartenance à un groupe implique, outre le travail individuel, la volonté de participer à la vie collective des ateliers et de l’association en général.

 

 

B – ADHESIONS ET COTISATIONS 

Lors de son inscription, chaque adhérent doit régler :

 

  • l’adhésion à l’ACD, payable en totalité, même si son inscription intervient en cours d’année. Aucun prorata-temporis n’est appliqué.

 

  • la cotisation annuelle (ou trimestrielle) relative à l’atelier choisi. Cette cotisation est exigible dès l’inscription, mais le paiement de la cotisation annuelle peut être échelonné en 3

Le 1er règlement doit intervenir obligatoirement lors de l’inscription.

Le paiement du dernier acompte doit être enregistré le 1er avril au plus tard.

 

Si le fonctionnement de l’atelier le permet, les inscriptions en cours d’année sont acceptées.

La cotisation est alors calculée sur la base de 1/9 pour chaque mois de fréquentation de l’atelier.

 

Lorsque des délais sont accordés, tous les chèques d’acompte doivent être rédigés et déposés au secrétariat le jour de l’inscription définitive. Ils sont datés du jour de l’inscription et seront remis à l’encaissement aux dates d’échéance mentionnées sur le bulletin d’adhésion.

 

Tout défaut de paiement fera l’objet d’une demande de régularisation par courrier.

A défaut de règlement ou de mise en place d’un échéancier dans le délai fixé par le courrier, l’adhérent sera exclu de l’ACD par le Bureau, sauf circonstances exceptionnelles.

 

 

C – DEPART DE L’ATELIER 

Toute exclusion, radiation ou tout départ volontaire de l’association ne donnera lieu à aucun remboursement des sommes déjà versées.

 

L’adhésion à l’ACD et la cotisation relative à l’atelier resteront acquises à l’ACD, y compris les acomptes à échoir.

 

Toutefois, l’ACD pourra rembourser une partie des sommes encaissées, si l’adhérent quitte l’association pour des raisons indépendantes de sa volonté (maladie grave, accident, mutation…..) Une demande écrite et justifiée sera transmise au Bureau pour examen.

V- COOPERATION AVEC D’AUTRES ORGANISMES OU ASSOCIATIONS

 Si d’autres clubs ou associations participent à des fonctionnements communs avec l’ACD (locaux, matériels …) l’adhésion de chaque membre de ces groupements est indispensable.

 

Les associations extérieures qui peuvent être amenées à utiliser les locaux et les matériels de l’ACD, sont tenues de respecter  le présent règlement. Ceci doit être précisé dans une convention adaptée.


VI – MATERIEL PROPRIETE DE L’ACD
 

Les sorties éventuelles et exceptionnelles du matériel sont consignées dans un registre tenu par le secrétariat : nom de l’utilisateur, objet et durée de l’utilisation, dates de sortie et de réintégration.

 

Elles se font sous la responsabilité exclusive de l’animateur de l’atelier ou de l’administrateur représentant l’activité au sein du CA.

 

Le matériel doit réintégrer les locaux le plus tôt possible.

 

Un exemplaire des clés d’armoires renfermant le matériel doit être déposé au secrétariat. Un inventaire est tenu régulièrement et vérifié chaque année au moment du bilan.

En cas d’arrêt d’une activité, le matériel acheté par l’ACD reste sa propriété. Il pourra être vendu après accord du CA.

VII – UTILISATION DES LOCAUX 

L’organisation générale de l’occupation des salles est définie en Septembre.

 

Les activités de l’association cessent obligatoirement à vingt-trois heures, à l’exception de l’astronomie.

 

Les salles doivent être nettoyées et rangées par les adhérents après chaque utilisation. Toute clé utilisée doit avoir son double au secrétariat.

Par mesure réglementaire, de convivialité et de sécurité, l’usage du tabac est interdit dans tous les locaux de l’ACD.

 

Par mesure de sécurité et d’hygiène, la présence d’animaux est interdite dans tous les ateliers.

 

VII – COMPORTEMENT SOCIAL DES ADHERENTS 

Pour pallier les risques de violence physique ou morale qui peuvent perturber les relations entre adhérents, administrateurs et animateurs ou entre l’ACD et ses partenaires extérieurs, toute personne dont le comportement se révèlera contraire à l’éthique associative (déclarations intempestives, escalades verbales, manquement avéré à la réserve d’usage, comportement incompatible avec les règles élémentaires du respect de chacun …) pourra faire l’objet de trois mesures disciplinaires successives :

 

  • une mise en demeure écrite de changement d’attitude.
  • – une demande écrite de présentation immédiate de sa démission. 3 – une

 

La procédure disciplinaire est décidée par le CA.

CONTACT

ASSOCIATION CULTURELLE DE DAX
3 rue du Palais
40100 DAX
Téléphone : 05 58 74 31 67

Ouvert de 14h00 - 19h00
du Mardi au Vendredi

E-mail : acd3@wanadoo.fr

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